Processen visualiseren

Het procesoverzicht is een krachtige tool die u kan helpen bij het visualiseren en analyseren van uw bedrijfsprocessen. Het biedt een grafische weergave van hoe uw processen worden uitgevoerd, waardoor het gemakkelijker wordt om verbeterpunten te herkennen.

Procesoverzicht

U kunt de proceskaart openen door het tabblad Analyseproces> te selecteren. Hier ziet u een gedetailleerde weergave van uw processen, inclusief elke stap in het proces en hoe deze zijn verbonden. Het procesoverzicht kan u helpen bij het identificeren van inefficiënties of knelpunten in uw processen, waardoor u verbeteringen kunt aanbrengen om tijd en middelen te besparen.

Activiteiten zijn taken of acties die een bedrijfsproces vormen, en ze kunnen worden uitgevoerd door mensen of machines. In het procesoverzicht worden activiteiten weergegeven als knooppunten en overgangen daartussen als pijlen, waarbij elke reeks een begin en een einde heeft.

Verschillende activiteitencombinaties en varianten worden afzonderlijk weergegeven in het procesoverzicht. Elke procesvariant omvat een unieke reeks activiteiten van het begin tot het einde van het proces. Elke variant verschilt van de andere door minimaal één activiteit. Het procesoverzicht biedt metrische gegevens, zoals de frequentie van de activiteiten en de doorvoertijd van elke variant. Frequentie geeft het totale aantal registraties/cases aan die een activiteit doorlopen, terwijl de doorlooptijd de tijd tussen de eerste en de laatste gebeurtenis van een case is.

Er zijn verschillende filters beschikbaar om in te zoomen in het proces:

• Variantkiezer: U kunt dit filter activeren door een of meerdere balken te selecteren in het staafdiagram Varianten. Hiermee kunt u één variant of een set procesvarianten selecteren om in uw procesoverzicht te visualiseren.

• Opnamekiezer: u kunt dit filter activeren door een of meer balken in de opnamebalkgrafiek te selecteren. Hiermee kunt u één opname of een set van opnamen selecteren om in uw procesoverzicht te visualiseren.

• Filter voor begindatum: hiermee kunt u de procesvisualisatie in een bepaalde periode bekijken.

Daarnaast zijn er specifieke metrische gegevens beschikbaar als KPI's (Key Performance Indicators) die u kunnen helpen een beter inzicht te krijgen in uw proces. Deze metrische gegevens worden uitvoeriger besproken in de volgende secties.

Proces-KPI’s

• Aantal (#) opnamen: deze KPI geeft aan hoeveel opnamen van hetzelfde proces zijn ingediend om dit proces te analyseren. Hoe meer opnamen u beschikbaar hebt, des te meer inzichten kunnen worden verkregen. Als u bijvoorbeeld slechts enkele opnamen opgeeft van een proces dat meerdere paden naar voltooiing heeft, krijgt u mogelijk geen inzicht in alle mogelijke procesvariaties.

• Aantal varianten: deze KPI toont het aantal paden dat een proces kan volgen. Als een proces bijvoorbeeld één andere activiteit heeft, wordt dat geteld als één extra variant van het proces.

• Gemiddelde tijd: deze KPI de gemiddelde tijd die nodig is om een proces te voltooien voor alle opnamen die aan het proces zijn gekoppeld. Het is een cruciaal gegevenspunt voor procesanalyse, omdat het onderzoeken van de duur van een proces knelpunten kan onthullen.

Visualisaties van procesoverzicht

• Varianten op frequentie: geeft aan hoe vaak een bepaald procespad door het proces is gevolgd.

• Varianten op tijd: geeft de gemiddelde tijd aan die nodig is om het proces per variant af te ronden.

• Activiteit op gemiddelde tijd: geeft de gemiddelde tijd aan die elke activiteit in beslag neemt. Een snelle blik op deze visual kan de meest tijdrovende activiteiten van een proces helpen herkennen.

• Opnames op tijd: geeft de tijd aan die is gebruikt voor elke opname in een proces.

• Begindatum: Hier ziet u het datumbereik voor de analyse- en procesoverzichten die in het rapport worden weergegeven.

Toepassingsanalyse

Met toepassingsanalyse kunt u meer inzichten uit opnamen halen door inzicht te krijgen in het toepassingsgebruik. Dit rapport informeert u over:

• De meest gebruikte apps.

• Toegangspatronen en welke apps samen worden gebruikt.

• App-inzichten voor elke activiteit of opname.

Toepassingsanalyse-KPI´s

• Gebruikte apps: het totale aantal apps dat in een proces wordt gebruikt.

• Aantal (#) keer toegang verkregen: Het aantal app-toegangen. Aantal toegangen is wanneer een app weer in beeld komt.

• Tijd besteed: de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het gebruik van apps. Tijd die je besteedt wanneer je niet op een app bent gericht, bijvoorbeeld aan het bureaublad, wordt niet meegeteld.

• Acties: Het aantal acties binnen apps.

Visualisaties van applicatie-analyse

• Applicatiegebruik: deze spreidingsplot toont de bestede tijd en de tijdstippen waarop elke app is geopend, waarbij de grootte van de cirkels aangeeft hoeveel opnames die app gebruiken. Het doel van deze plot is om gebruikspatronen te begrijpen. Sommige apps kunnen vaak worden gebruikt, maar alleen voor korte perioden, wat aangeeft dat de recorder heen en weer springt tussen deze toepassing en andere. Andere toepassingen kunnen gedurende langere tijd worden gebruikt en het proces is sterk afhankelijk van acties die binnen die toepassing plaatsvinden, zonder dat hiervoor veel andere toepassingen nodig zijn.

De grootte van de cirkels in de spreidingsplot geeft de gebruiksfrequentie van elke app in alle opnamen aan. Toepassingen die worden gebruikt in de meeste of alle opnamen, hebben grotere cirkels. Deze informatie kan nuttig zijn bij het identificeren van essentiële toepassingen in een proces waarvoor optimalisatie of automatisering nodig kan zijn om de algehele efficiëntie te verbeteren.

• Schakelen tussen apps: dit staafdiagram wordt gebruikt om de frequentie weer te geven van paren applicaties die samen worden gebruikt. Het vormt een aanvulling op de spreidingsplot van het appgebruik door aanvullende informatie te geven over welke twee apps het vaakst samen worden gebruikt. De inzichten die uit deze grafiek worden verkregen, kunnen helpen bij het identificeren van gegevensoverdrachten of handmatige invoer tussen deze apps, wat belangrijk is om te overwegen bij het optimaliseren of automatiseren van het proces.

• Tijd besteed per applicatie: dit is een cirkeldiagram dat wordt gebruikt om de verdeling weer te geven van de tijd die is besteed aan elke applicatie. Deze visual geeft een duidelijk inzicht in welke apps het meest worden gebruikt in termen van tijd die eraan wordt besteed.

• Acties per toepassing: dit is een cirkeldiagram waarin de distributie van acties die voor elke toepassing worden uitgevoerd, wordt weergegeven. Met deze visual kunt u bepalen welke toepassingen de meeste acties of handmatige invoer hebben, zodat u inzicht krijgt in gebieden waarvoor verdere optimalisatie of automatisering nodig kan zijn.

Gerelateerde informatie

• Overzicht van connectoren
  
• Overzicht van cloudstromen