Onkostenagent instellen (Preview)

Van toepassing op Dynamics 365 Project Operations geïntegreerd met ERP en Dynamics 365 Project Operations voor productie

De Onkostenagent brengt mogelijkheden samen van Microsoft Dynamics 365 Project Operations, financiële en operationele apps, Microsoft Copilot Studio, Power Automate en Dataverse om werkstromen voor onkostenverwerking te automatiseren met behulp van AI. Met deze functie bespaart u tijd en vermindert u handmatige inspanningen door uw systeem in staat te stellen ontvangstbewijzen te verwerken en onkostenregels en onkostendeclaraties te genereren voor gebruikers. Het maakt gebruik van Microsoft Power Platform connectors voor integratie met Outlook, Microsoft Teams, gebruikersagenda's en de omgeving voor financiële en operationele apps via virtuele Dataverse-entiteiten.

De Onkostenagent bevat meerdere stromen, waarvan drie fungeren als kernorchestrators:

• Process Emails : deze stroom scant elk uur een geconfigureerde postvakmap en slaat de bijlagen op als niet-gekoppelde ontvangstbewijzen in Dynamics 365 Finance.
• Ontvangst-id's extraheren - met deze stroom worden niet-gekoppelde ontvangstbewijzen opgehaald en wordt de agent geactiveerd om ontvangstgegevens te extraheren en een niet-gekoppelde onkostenregel te maken.
• Onkostendeclaraties verwerken - deze stroom converteert niet-gekoppelde onkostenregels en genereert onkostendeclaraties op basis van de Groepsrapporten per configuratie, wat u instelt in de toepassing voor elke juridische entiteit.

Daarnaast kan de agent worden geïntegreerd met Microsoft Teams, waardoor het gebruik van adaptieve kaarten voor onkostenrapportbeoordeling en -indiening mogelijk is.

De agent is afhankelijk van verschillende Microsoft Power Platform connectors. Deze connectors worden automatisch verwezen in de Power Automate-stromen die worden geleverd.

• Outlook (Office 365) : deze connector heeft toegang tot het gedeelde postvak om ontvangstbewijzen te extraheren.
• Dataverse (virtuele entiteiten) - deze connector kan worden geïntegreerd met apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten via virtuele entiteiten.
• Microsoft Copilot Studio: deze connector roept AI-modellen aan om ontvangstgegevens te extraheren.
• Microsoft Teams: deze connector verzendt adaptieve kaarten voor gebruikersinteracties (als Teams-integratie is ingeschakeld).
• Microsoft 365 Users: Deze connector haalt details van de gebruikersagenda op (optioneel, indien ontvangstverwerking contextbewust is).

Vereiste voorwaarden

1. Finance and operations environment: U hebt ten minste versie 10.0.45 (10.0.2345.170 en hoger) nodig, 10.0.46 (10.0.0.0)2428.108 en hoger) of 10.0.47 (10.0.2527.38 en hoger) van de financiële en operationele omgeving om de agent te installeren.
2. Rollen die nodig zijn voor het instellen van de onkostenagentgebruiker: Als u de stappen in dit artikel wilt uitvoeren, moet u de systeembeheerder van de organisatie zijn en de volgende rollen hebben om de gebruiker van de onkostenagent in te stellen voor het installeren van de onkostenagent.

Stappen voor het instellen van de Onkostenagent

Voer de volgende stappen uit om de Onkostenagent te installeren en in te stellen:

1. Installeer Copilot voor financiële en operationele apps.
2. Schakel de agentfuncties in uw omgeving in.
3. Maak een onkostengebruiker voor agentuitvoering.
4. Stel een gedeeld postvak in.
5. Installeer de Expense Agent met het implementatiehulpprogramma voor Agent
6. Schakel de onkostenagent in Microsoft Teams in (optioneel: als u Microsoft Teams-integratie nodig hebt)

In de volgende secties wordt elke stap in detail beschreven.

Stap 1: Copilot installeren voor financiële en operationele apps

De Onkostenagent is beschikbaar als deel van Copilot voor het financiële en operationele apps-pakket. Wanneer u dit pakket in uw omgeving installeert, krijgt u automatisch alle vereiste assets, waaronder de agent, omgevingsvariabelen en Power Automate stromen.

Voer de volgende stappen uit om de vereiste app te installeren:

1. Ga naar het Power Platform-beheercentrum in uw browser.
2. Selecteer in de lijst met omgevingen de naam van de omgeving waar u de app wilt installeren.
3. Ga op de pagina met details van de omgeving (NIET in de linkernavigatiebalk) naar de sectie Resources en selecteer Dynamics 365-apps.
4. Zoek naar Copilot voor financiële en operationele apps in de lijst met Dynamics 365-apps. Als deze al is geïnstalleerd en er een update beschikbaar is, selecteert u de knop Bijwerken.
5. Als de app niet wordt vermeld onder Dynamics 365 apps, selecteert u App installeren, selecteert u Copilot voor apps voor financiën en bewerkingen en volgt u de aanwijzingen om de installatie te voltooien.
6. Copilot voor Financiën- en Operations-apps moeten 1.0.3231.4 of hoger zijn.

Stap 2: Schakel de agentfuncties in uw omgeving in

Nadat u het pakket Copilot voor financiële en operationele apps hebt geïnstalleerd, activeert u de Onkostenagent vanuit uw Dataverse- en financiële en operationele omgeving.

Functietoetsen in Dataverse inschakelen

Schakel de copilot-functievlag in het Power Platform-beheercentrum in. Voer de volgende stappen uit om de copilot-functievlag in te schakelen:

1. Ga naar het Power Platform-beheercentrum.
2. Selecteer Omgevingen> selecteer uw omgeving >Instellingen>Product> selecteer Functies.
3. Bevestig dat de Copilot-functievlag ingeschakeld is.

Functie inschakelen in uw omgeving voor financiën en bedrijfsactiviteiten

Voer de volgende stappen uit om de agent te activeren in financiële en operationele apps:

1. Meld u aan bij uw omgeving voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
2. Ga naar Functiebeheer en schakel de functies Detailweergave Startpagina en Agentbeheer in.
3. Als u de onkostenagent wilt configureren (instelling is per juridische entiteit), gaat u naar Onkostenbeheer>Installatie>Algemeen>Onkostenbeheer-parameters.
4. Configureer op het tabblad Onkostenpost-agent de parameters zoals die worden weergegeven in de volgende tabel.

Stap 3: Een onkostenagent-gebruiker maken voor de uitvoering van agenttaken

Maak een toegewezen onkostenagentgebruiker, zodat de agent onafhankelijk van de identiteit van een werknemer wordt uitgevoerd. Deze aanpak helpt bij beveiliging, beheerbaarheid en onderhoud op lange termijn. Hoewel u een bestaand gebruikersaccount met de vereiste bevoegdheden kunt gebruiken, gebruikt u een identiteit die eigendom is van het systeem.

De Expense Agent-gebruiker aanmaken in Microsoft Entra ID

1. Meld u aan bij de Azure-portal.
2. Selecteer Microsoft Entra ID uit de beschikbare Azure services.
3. Maak onder Microsoft Entra ID een nieuwe gebruiker.
4. Selecteer Toevoegen>Gebruiker>Nieuwe gebruiker maken en voer de volgende gegevens in.
   • Hoofdgebruikersnaam
   • Het juiste domein kiezen
   • Weergavenaam
   • Wachtwoord
   • Markering Account ingeschakeld
5. Als u de details wilt bekijken en het proces voor het maken van de gebruiker wilt voltooien, selecteert u Beoordelen en maken en selecteert u Maken.
6. Selecteer op de pagina Gebruiker (Beheren > Gebruikers) een gebruiker en de pagina Details weergeven.
7. Selecteer Eigenschappen bewerken, navigeer naar het tabblad Instellingen en vul de juiste gebruikslocatie in.

De vereiste licenties toewijzen aan de Onkostenagent-gebruiker

Als u Onkostenagent wilt installeren, wijst u de volgende licenties toe aan de gebruiker van de onkostenagent:

• licentie voor Dynamics 365 Teams-leden
• Microsoft 365 Business Basic of een licentie die betrekking heeft op Microsoft Teams en Outlook (bijvoorbeeld Office 365 E5 met teams)
• Power Apps Premium-abonnement

Volg deze stappen om licenties toe te wijzen:

1. Meld u aan bij Microsoft 365-beheercentrum met een gebruiker die toegang heeft tot het toewijzen van licenties die een gebruiker met licentiebeheerder of hoger is.
2. Selecteer Billing>Licenties>Dynamics 365 Teams-ledenlicentie.
3. Selecteer + Licenties toewijzen.
4. Zoek naar de onkostenagentgebruiker die u in de vorige stap hebt gemaakt.
5. Selecteer Toewijzen om de licentietoewijzing te voltooien.
6. Volg stap 2 tot en met 5 voor de andere licenties: Microsoft 365 Business Basic en Power Apps Premium.

De gebruiker toevoegen aan de Power Platform-omgeving

Voer de volgende stappen uit om de gebruiker toe te voegen aan de Power Platform-omgeving:

1. Meld u als beheerder aan bij het Power Platform-beheercentrum en selecteer vervolgens de juiste omgeving.

   Tip

   Deze pagina bevat informatie met betrekking tot de omgevings-id voor Dataverse, de omgevings-URL voor Dataverse en de URL voor financiën en bedrijfsactiviteiten. Sla deze waarden op voor gebruik in latere secties.

2. Ga naar Toegang > Gebruikers > Alles weergeven.

3. Selecteer Gebruiker toevoegen, voer de zojuist gemaakte agentgebruiker in en selecteer Toevoegen.

4. Voeg op de pagina Beveiligingsrollen beheren de volgende rollen toe.

   • Rol van AI-agent voor onkosten
   • Agent voor financiën en bewerkingen Configuration Manager
   • systeemaanpasser

5. Selecteer Opslaan om de roltoewijzingen te bevestigen.

Deze rollen bieden toegang tot Dataverse en Power Automate onderdelen die de agent nodig heeft om te functioneren.

De vereiste rol toewijzen in de omgeving voor financiën en bedrijfsactiviteiten

Voer de volgende stappen uit om de rol ExpenseAgentRole toe te wijzen in de finance- en operations-omgeving:

1. Ga in de omgeving voor financiën en bedrijfsactiviteiten naar Systeembeheer>Gebruikers.
2. Maak een gebruikersrecord voor de agentgebruiker.
3. Nadat u de gebruiker hebt gemaakt, gaat u naar de sectie rollen van de gebruiker, selecteert u Rollen toewijzen en zoekt u ExpenseAgentRole.
4. Selecteer Opslaan.

Toegang tot het gedeelde postvak toewijzen

De agentgebruiker moet de machtiging Mail.Read.Shared Microsoft Graph hebben. Met deze machtiging kan de agent ontvangstbevestigingen lezen uit het geconfigureerde gedeelde postvak, tijdens de uitvoering van de stroom.

Voer de volgende stappen uit om toegang tot het gedeelde postvak toe te wijzen:

1. Ga naar Microsoft Graph Explorer en meld u aan met behulp van de created agent user.
2. Selecteer het pictogram gebruiker in de rechterbovenhoek >, selecteer Toestemming voor machtigingen.
3. Selecteer de vervolgkeuzelijst voor E-mail> en zoek naar Mail.Read.Shared> selecteer Toestemming en selecteer Accepteren.

Samenvatting van de vereiste rollen voor de gebruiker van de gemaakte agent

Stap 4: Het gedeelde postvak instellen

De Onkostenagent gebruikt een gedeeld postvak om e-mailberichten met ontvangstbevestigingen te ontvangen en te verwerken. Een gebruiker met de rol Exchange-beheerder moet dit postvak maken en configureren in het Microsoft 365-beheercentrum.

Voer de volgende stappen uit om het gedeelde postvak te maken en te configureren:

1. Meld u aan bij de Microsoft 365-beheer Center met behulp van een Exchange-beheerdersaccount.

2. Selecteer in het linkervenster Teams & Groepen>Gedeeld postvak.

   Tip

   Mogelijk moet u Alles weergeven selecteren om de volledige lijst uit te vouwen.

3. Selecteer Een gedeeld postvak toevoegen.

4. Voer een naam en e-mailadres in voor het gedeelde postvak.

5. Selecteer Wijzigingen opslaan.

6. Selecteer onder Volgende stappenLeden toevoegen aan dit gedeelde postvak. (Het kan enkele minuten duren voordat ledenbeheer beschikbaar is.)

7. Selecteer Leden toevoegen

8. Selecteer de gemaakte agentgebruiker en andere personen die het postvak moeten bewaken en selecteer Toevoegen.

9. Selecteer Sluiten.

Stap 5: Onkostenagent instellen

Volg de stappen in Het hulpprogramma voor agentimplementatie gebruiken om de Expense Agent te configureren.

Publiceer de oplossing

Nadat u alle omgevingsvariabelen en -stromen hebt geconfigureerd, volgt u deze stappen om de oplossing te publiceren.

1. Ga in Power Apps naar Solutions.
2. Selecteer uw omgeving en oplossing.
3. Selecteer Alle aanpassingen publiceren.

Wanneer u deze stappen uitvoert, is de onkostenagent volledig geconfigureerd en klaar voor gebruik.

Stap 6: De onkostenagent inschakelen in Microsoft Teams (optioneel)

Als u communicatie op basis van Teams voor de Onkostenagent wilt inschakelen, voegt u het Teams-kanaal toe aan de agent in Power Apps. De agent kan vervolgens adaptieve kaarten verzenden via Teams.

Het Teams-kanaal inschakelen

Voer de volgende stappen uit om het Teams-kanaal in te schakelen:

1. Meld u aan bij Copilot Studio en selecteer de juiste omgeving.
2. Selecteer op het tabblad Agenten de optie Onkostenpostagent.
3. Selecteer in de agentweergave op het tabblad ChannelsTeams en Microsoft 365 Copilot.
4. Selecteer Kanaal toevoegen om Teams-integratie in te schakelen en volg de stappen in de sectie Beschikbaarheid van Teams-apps configureren om te configureren met wie u de app wilt delen.

Meer informatie vindt u in Open het configuratievenster voor het Teams + Microsoft 365-kanaal.

Beschikbaarheid van de Teams-app configureren

Volg deze stappen om de beschikbaarheid van Teams-apps te configureren:

1. Nadat de Teams-app is gemaakt, selecteert u Beschikbaarheidsopties.

2. Selecteer met wie u de app wilt delen:

   • Specifieke gebruikers binnen de organisatie
   • De hele organisatie

3. Dien de app in voor goedkeuring.

De app publiceren in het Teams-beheercentrum

Volg deze stappen om de app te publiceren in het Teams-beheercentrum:

1. Meld u aan bij het Teams-beheercentrum.
2. Ga naar de teams-app > Apps beheren. Zoek naar 'onkosten' en selecteer de app Onkostenpostagent waar de app-status geblokkeerd is.
3. Selecteer Publiceren om de app te deblokkeren. Zodra de publicatieactie is voltooid, moet u ervoor zorgen dat de app-status wordt gewijzigd in gedeblokkeerd.

Meer informatie vindt u in Connect en configureer een agent voor Teams en Microsoft 365.

Wanneer u deze stappen uitvoert, kunt u uw Onkostenagent gebruiken.

Onkostenagent verwijderen

Voer de volgende stappen uit om de Onkostenagent te verwijderen :

1. Meld u aan bij de Microsoft Power Apps Maker-portal.
2. Selecteer Oplossingen, zoek naar msdyn_ExpenseAI, selecteer de drie puntjes en selecteer Verwijderen.
3. Zoek naar msdyn_FnOCopilotAnchor en verwijder de oplossing.