Valutare lo stato di gestione dei contenuti dell'organizzazione

Gestione avanzata di SharePoint (SAM) offre un set completo di strumenti per valutare e migliorare le procedure di gestione dei contenuti dell'organizzazione con informazioni dettagliate e raccomandazioni interattive. Valutazione della gestione dei contenuti è l'hub per queste funzionalità.

Che cos'è La valutazione della gestione dei contenuti?

Valutazione della gestione dei contenuti è una funzionalità predefinita e facile da usare di Gestione avanzata sharePoint. Con un solo clic, è possibile controllare e migliorare rapidamente il modo in cui l'organizzazione gestisce il contenuto negli ambienti SharePoint. Valutazione della gestione dei contenuti offre agli amministratori un processo semplice e guidato per:

• Identificare il contenuto potenzialmente sovracondiviso
• Trovare problemi o rischi (ad esempio siti inattivi o senza proprietario)
• Definire l'idoneità di Copilot per l'organizzazione
• Garantire la conformità e mantenere l'integrità dei dati
• Ricevere raccomandazioni interattive per la correzione
• Tenere traccia dello stato di avanzamento nel tempo con le valutazioni ricorrenti

La valutazione usa il toolkit di gestione avanzata di SharePoint (SAM), che esegue una suite di report essenziali per individuare i risultati chiave e classificare i siti che potrebbero richiedere attenzione. Rende la governance dei contenuti accessibile e praticabile, anche per gli amministratori che potrebbero non avere una profonda esperienza tecnica.

Report inclusi

Attualmente, la valutazione della gestione dei contenuti include i report seguenti:

• Report siti inattivi: identifica i siti senza attività negli ultimi 180 giorni.
• Report sulla proprietà del sito: rileva i siti senza proprietari o con un solo proprietario.
• Report sull'ereditarietà interrotta: trova i siti in cui l'ereditarietà delle autorizzazioni è interrotta.
• Report Sulla condivisione interna senza restrizioni tramite EEEU (Tutti tranne gli utenti esterni): individua il contenuto condiviso con tutti gli utenti interni.
• Condivisione senza restrizioni tramite collegamenti di condivisione: individua il contenuto condiviso tramite collegamenti di condivisione eccessivamente permissivi.

Perché usare La valutazione della gestione dei contenuti?

Le organizzazioni devono affrontare una complessità crescente nella gestione del contenuto tra tenant di Microsoft 365 di grandi dimensioni. Le sfide comuni includono:

• Incertezza su dove iniziare con la governance.
• Difficoltà a identificare se ci sono problemi o rischi effettivi.
• Mancanza di chiarezza sul fatto che le misure di governance esistenti siano sufficienti.
• La necessità di un monitoraggio e di un miglioramento continui.

La valutazione della gestione dei contenuti risolve questi problemi:

• Automazione dell'individuazione: individua e categorizza automaticamente i siti potenzialmente interessati senza intervento manuale.
• Risultati chiari e interattivi: fornire un elenco chiaro dei problemi con i passaggi successivi consigliati specifici per ogni ricerca.
• Eliminazione del lavoro manuale: ridurre la necessità di script personalizzati o controlli manuali, che possono richiedere molto tempo e richiedere errori.
• Rivalutazione su richiesta: consente agli amministratori di eseguire di nuovo la valutazione mensilmente per garantire il miglioramento continuo e la conformità.

Cosa è necessario per accedere alla valutazione della gestione dei contenuti?

Vedere Prerequisiti per La gestione avanzata di SharePoint.

Dove trovare la valutazione della gestione dei contenuti

È possibile accedere alla valutazione della gestione dei contenuti in SharePoint Amministrazione Center:

1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

2. Nel riquadro di spostamento selezionare Gestione avanzata.

3. Cercare la nuova schermata iniziale della valutazione, come illustrato nell'immagine seguente:

   

   In precedenza, la visualizzazione basata su menu era disponibile in Tutte le funzionalità.

4. Selezionare Avvia valutazione.

La valutazione esegue automaticamente i report SAM pertinenti, analizza i risultati e presenta i risultati in un dashboard intuitivo, che include:

• Riepilogo visivo dei siti interessati
• Risultati del report, che elencano siti interessati, risultati specifici e azioni consigliate per la correzione. È possibile selezionare ognuno dei risultati per visualizzare altri dettagli e la documentazione correlata di Microsoft Learn per risolvere il problema.
• Le linee guida e la documentazione più recenti correlate a questi criteri.

Passaggi successivi dopo l'esecuzione della valutazione

1. Esaminare i risultati: esaminare l'elenco dei siti contrassegnati come potenzialmente interessati. Il dashboard mostra sia il numero che i dettagli di questi siti.

2. Eseguire un'azione: per ogni ricerca, seguire i passaggi consigliati forniti. Questi passaggi possono includere:

   • Creazione o modifica dei criteri del sito, ad esempio per potenziali sovrasallamento, inattività o proprietà.
   • Uso di strumenti predefiniti per risolvere i problemi.
   • Consultare la documentazione collegata per ulteriori indicazioni.

3. Monitorare lo stato di avanzamento: eseguire di nuovo la valutazione ogni 30 giorni per tenere traccia dei miglioramenti e rilevare nuovi problemi.