Pianificare i contenuti

Microsoft Search consente agli utenti di trovare contenuti pertinenti. Microsoft Search è un modo sicuro per cercare contenuto intranet e Web. Questo tipo di integrazione tra Web e organizzazione è disponibile solo con Microsoft.

Gli amministratori della ricerca sfruttano la propria conoscenza dell'organizzazione e degli utenti per consentire a questi ultimi di trovare il contenuto pertinente.

Passaggio 1: Identificare le informazioni necessarie agli utenti

Scoprire cosa cercano gli utenti e facilitarne l'individuazione. Ecco alcuni suggerimenti per trovare le informazioni di cui gli utenti hanno bisogno:

• Usare i log di ricerca intranet per determinare i siti e le pagine con maggior traffico.
• Determinare quali sono le app, i siti e gli strumenti usati ogni giorno o ogni settimana.
• Trovare collegamenti diretti per i benefit dipendenti.
• Cercare le direttive e i processi di cui gli utenti devono essere a conoscenza.
• Stabilire i canali e i metodi di comunicazione degli utenti per il supporto tecnico.
• Raccogliere le informazioni necessarie regolarmente, in base a determinati periodi dell’anno o ai cicli del business; ad esempio, le persone che cercano gli strumenti per prenotare le ferie oppure i report finanziari trimestrali.
• Raccogliere le direttive per gli utenti locali o mobili, come i benefit a seconda della località.
• Determinare siti interni e informazioni per ricerche Web comuni; ad esempio, traffico, informazioni sul trasporto pubblico, meteo, sconti di partner aziendali e programmi di salute e fitness.
• Trovare le informazioni su eventi, conferenze o incontri organizzati dall'azienda.
• Ricercare problemi comuni nonché domande frequenti e risposte relativi a IT, risorse umane e supporto tecnico.

Passaggio 2: Usare gli esperti in materia (PMI) e gli utenti

In un'organizzazione, gli utenti cercano un'ampia gamma di argomenti che vanno da quelli semplici, ad esempio indirizzi di ufficio e vantaggi per i dipendenti, a argomenti complessi come nuovi processi di lavoro, informazioni tecniche e contenuto delle procedure. La creazione o la ricerca di un'ampia gamma di contenuti richiede conoscenze e competenze in diversi campi, argomenti e tecnologie e un amministratore della ricerca potrebbe non avere le competenze o le conoscenze necessarie. Gli amministratori devono usare le competenze e le conoscenze di altri utenti dell'organizzazione per ridimensionare la quantità di contenuto disponibile senza risorse aggiuntive.

Usare le PMI

Usare le PMI dell'organizzazione, inclusi esperti di risorse umane, supporto, vendite, tecnologia e altre aree chiave. Per consentire agli esperti di contribuire direttamente al contenuto, è possibile aggiungerli come editor di ricerca.

Coinvolgere i propri utenti

Chiedere agli utenti di suggerire risorse a cui aggiungere un segnalibro. Oltre ai suggerimenti di contenuto, chiedere agli utenti di segnalare errori, come collegamenti non funzionanti o non validi.

Passaggio 3: Migliorare la ricerca dei contenuti con le risposte

In Microsoft Search l'amministratore della ricerca crea segnalibri e acronimi per migliorare la ricerca del contenuto. Ognuno di questi tipi di risposte include un titolo, una descrizione e un set di parole chiave che lo attivano.

Titoli e descrizioni

Gli utenti usano titoli e descrizioni per determinare se il risultato soddisfa la query di ricerca o se devono cercare altro. I titoli e le descrizioni devono riflettere l’obiettivo principale del risultato. Un buon titolo potrebbe essere "Sussidi per l’assistenza all’infanzia" con la descrizione "Scopri i sussidi per coprire i costi dell’assistenza all’infanzia". Il contenuto sopra informa gli utenti che cercano "assistenza all’infanzia" che sono disponibili sussidi e fornisce loro un collegamento per avere maggiori informazioni.

Parole chiave

Le parole chiave sono i termini usati dagli utenti dell'organizzazione per trovare contenuti pertinenti. Associare le parole chiave appropriate ai risultati della ricerca facilita il reperimento dei contenuti pertinenti. Microsoft Search suggerisce parole chiave in base al titolo e all'URL del contenuto. Per individuare parole chiave aggiuntive, rispondere alle seguenti domande:

• Quali termini di ricerca consentono di trovare le informazioni identificate?
• Usare qualsiasi tassonomia esistente dell'organizzazione, nonché varianti, acronimi, argomenti e argomenti correlati.
• Quali altre varianti o parole si usano quando si parla di queste informazioni?
• Usare il team di supporto per determinare queste parole chiave.

Ad esempio, se si sta creando un risultato che include un collegamento a uno strumento per l'invio di richieste di ferie, parole chiave come "ferie" e "richiesta di ferie" sono buone opzioni da includere. È possibile che gli utenti dell'organizzazione usino "vacanza" o "permesso" per descrivere o cercare informazioni correlate alle ferie. L'aggiunta di parole chiave come "holiday", "time off", "submit holiday request" e "request time off" rende più facile per un maggior numero di utenti trovare il contenuto pertinente.

Parole chiave riservate

Una parola chiave riservata è un termine o frase unica che consente di ottenere un risultato. A differenza di altre parole chiave, una parola chiave riservata può essere associata a un solo risultato. Usare le parole riservate con moderazione per permettere a Microsoft Search di imparare in base all'utilizzo.

Se, ad esempio, si crea un segnalibro per un sito in cui inserire le proprie ore lavorative e si aggiunge "ora registrazione" come parola chiave riservata, gli utenti dell'organizzazione che cercano "ora registrazione" vedranno il sito in cui inserire le ore lavorative come unico segnalibro nella casella Microsoft Search.

Uso della parola chiave per raggruppare contenuti associati

Se si vuole che gli utenti trovino i contenuti associati quando cercano un termine, provare a usare la stessa parola chiave per tutti i contenuti associati. Ad esempio, se si aggiungono i risultati per i processi e gli strumenti relativi al cambiamento dello stato civile, è possibile includere una parola chiave come "matrimonio" per raggruppare i risultati su benefit, informazioni fiscali, cambiamenti di nome e alias.

Impostazioni ricerca

Usare le impostazioni di ricerca per personalizzare il contenuto e scegliere gruppi di utenti specifici come destinatari. Microsoft Search prevede le impostazioni seguenti per offrire un maggior controllo su quando viene visualizzato un risultato della ricerca e su chi lo vede.

• Date: Impostare una data di inizio e una data di fine per controllare quando il contenuto viene reso disponibile o non disponibile. Ad esempio, il materiale sensibile al tempo viene visualizzato nei risultati della ricerca quando è rilevante.
• Paese/area geografica: Selezionare i paesi o le aree geografiche in modo che solo gli utenti in tali posizioni vedano il contenuto. Ad esempio, le informazioni specifiche del paese vengono visualizzate nei risultati della ricerca solo in tali paesi.
• Gruppi: usare le impostazioni dei gruppi per rendere disponibile un risultato solo ai membri di un gruppo selezionato. Ad esempio, se si creano siti relativi solo ai dipendenti del reparto Risorse umane, è possibile mappare questa impostazione al gruppo di sicurezza delle Risorse umane pertinente.
• Sistema operativo & dispositivo: Selezionare i tipi di dispositivo o i sistemi operativi in modo che solo gli utenti che eseguono ricerche su tali dispositivi o che usano tali sistemi vedano quel segnalibro.
• Variazioni mirate: usare questa impostazione per variare il contenuto del segnalibro in base al dispositivo e alla posizione di un utente.

Passaggio 4: Testare il contenuto

Dopo aver creato segnalibri e acronimi, è importante verificare che:

• Viene visualizzato il segnalibro o l'acronimo corretto.
• Tutto il contenuto raggruppato usando parole chiave viene visualizzato insieme come pianificato.
• Nel risultato della ricerca non vengono visualizzati risultati imprevisti.
• Il segnalibro o l'acronimo contiene informazioni sufficienti.

Gli utenti e gli esperti che hanno contribuito alla creazione del contenuto possono aiutare a testare e convalidare il risultato della ricerca.

Passaggio 5: Usare le informazioni per le revisioni e gli aggiornamenti periodici

È importante che le informazioni autorevoli, ad esempio Segnalibri e Acronimi, vengano mantenute aggiornate.

• Correggere o rimuovere URL interrotti o non validi.
• Rimuovere segnalibri o acronimi non più rilevanti.
• Controllare eventuali modifiche di segnalibri, domande e risposte o nome del team.
• Valutare se il segnalibro o l'acronimo è sufficientemente autorevole o richiede una descrizione più chiara.

Microsoft Search fornisce statistiche di utilizzo per segnalibri e acronimi. Le statistiche di utilizzo mostrano in che modo gli utenti interagiscono con i risultati della ricerca e se gli utenti stanno trovando ciò che stanno cercando o se ci sono lacune nel contenuto disponibile. Consente all'amministratore di monitorare le prestazioni e di eseguire le azioni appropriate per ottimizzare i risultati della ricerca.

Ottenere informazioni dettagliate su segnalibri e acronimi

Vedere quanti segnalibri e acronimi sono stati pubblicati, pianificati o suggeriti. Usare il dashboard per visualizzare i totali dei segnalibri o degli acronimi in base allo stato:

• Pubblicato: il numero di risultati pubblicati che sono disponibili per gli utenti.
• Programmato: il numero di risultati programmati nella pipeline di pubblicazione.
• Suggeriti: il numero di suggerimenti degli utenti.

Segnalibri e acronimi suggeriti sono un buon indicatore di lacune nel contenuto. Consentono di comprendere ciò che gli utenti cercano e non trovano. Questo potrebbe indicare che è necessario creare più segnalibri o acronimi o che è necessario aggiornare il contenuto esistente usando parole chiave, parole chiave riservate e stringhe di ricerca migliori per migliorare l'individuabilità del contenuto.

Esaminare le query di ricerca principali

Ottenere informazioni su quali ricerche hanno generato più impression negli ultimi 90 giorni. Un'impressione si riferisce al numero di volte in cui una pagina è stata visualizzata in un risultato di ricerca. La scheda Query principali mostra le ricerche dei 25 utenti principali per ogni tipo di risultato, insieme al numero totale di ricerche e alla percentuale di clic (click-through rate - CTR). Usare questo report per identificare il volume delle query di ricerca e per determinare le query con elevata o ridotta attività di ricerca.

Un numero ridotto di ricerche può indicare l'insoddisfazione degli utenti perché gli utenti non cercano il contenuto di ricerca o usano parole chiave diverse per trovare tale contenuto. Il CTR mostra la frequenza con cui gli utenti selezionano i risultati alzati di livello e quanto sono utili le regole di query e i risultati per gli utenti. Un CTR basso indica che gli utenti stanno individuando il contenuto, ma stanno determinando che il contenuto non soddisfa la ricerca. In questi casi, gli amministratori possono decidere di esaminare il contenuto, verificare che corrisponda alla ricerca dell'utente e aggiornare titoli, descrizione e parole chiave per allinearli con le query di ricerca degli utenti.